Khi nào 'khai tử' hóa đơn giấy

Hóa đơn giấy đã tồn tại và được sử dụng một thời gian rất lâu. Nhưng nó chỉ phù hợp với thời đại trước. Trong thời buổi công nghệ hóa, hiện đại hóa. Công nghệ số là một xu hướng vì vậy việc sử dụng hóa đơn giấy đã không còn hiệu quả. Chính bởi những bất cập hiện hữu của nó. Hiện tại hóa đơn giấy đang được đề xuất loại bỏ và thay thế bằng hóa đơn điện tử để phù hợp và hiệu quả hơn. Vậy khi nào ‘khai tử’ hóa đơn giấy? Bài viết sau đây Salink Việt Nam sẽ trình bày cho bạn.

Vì sao cần loại bỏ hóa đơn giấy?

Hóa đơn giấy có nhiều mặt hạn chế ảnh hưởng đến doanh nghiệp và cơ quan thuế. Chi phí vận chuyển, chi phí in ấn, nhiều thủ tục và nhiều chi phí:

Rườm rà trong thủ tục đăng ký hóa đơn

Hạn chế đầu tiên của hóa đơn giấy là quy trình đăng ký hóa đơn phải trải qua nhiều bước. Điều này gây tốn thời gian và chi phí. Nếu công ty bạn muốn xin hóa đơn đỏ thì sau đây là các bước:

Công ty xin xuất hóa đơn đỏ.
Chờ khoảng 7 ngày để được phê duyệt.
Tìm nhà in có hợp đồng in ấn và đặt in.
Mang mẫu hóa đơn đến nhà máy, xưởng in và in số lượng nhất định để dự trữ.

Vừa tốn ngân sách vừa tốn công sức

Đối với doanh nghiệp: Giá in mỗi cuốn hóa đơn như vậy rơi vào khoảng 350.000đ đến 500.000đ / cuốn. Các công ty thường in 5-10 cuốn sách mỗi lần để lưu trữ sử dụng. Trong trường hợp kế toán làm sai, phải xóa hoặc hủy hóa đơn và lập lại một hóa đơn mới. Làm như vậy thì việc quản lý hóa đơn của cơ quan thuế sẽ rất mất công và vô cùng khó khăn.

Đối với cơ quan thuế: Doanh nghiệp xin cấp hóa đơn đỏ phải được cơ quan thuế chấp thuận và gửi hóa đơn qua đường bưu điện khi cần. Điều này sẽ tốn thêm nhiều chi phí in ấn và vận chuyển, vì ngày nay có rất nhiều công ty được thành lập và phải gửi nó đến từng công ty một.

Ngoài ra, hóa đơn truyền thống được làm bằng giấy nên dễ bị mất hoặc hư hỏng trong quá trình lưu trữ. Nếu làm mất hóa đơn, bạn sẽ phải thực hiện nhiều bước, nhiều thủ tục để giải trình rõ ràng với cơ quan thuế.

Tình trạng làm giả hóa đơn

Ngoài thủ tục phức tạp, rườm rà và tốn nhiều công sức, thời gian, hóa đơn giấy còn có một hạn chế lớn khác là hóa đơn giấy rất dễ làm giả. Hóa đơn không còn giá trị sử dụng tràn lan trên thị trường khiến nhiều công ty ngại sử dụng hóa đơn giấy. Và những hóa đơn giả đang được các công ty “ma” phát hành và cung cấp nó cho những công ty không muốn nộp thuế, trốn thuế.

Xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử

Trước những mặt hạn chế của hóa đơn giấy không thể giải quyết đã buộc các cơ quan thuế Việt Nam phải đổi mới. Điều này có nghĩa là các công ty phải sử dụng hóa đơn điện tử trong lĩnh vực thuế để khai và nộp thuế qua mạng.

Hóa đơn trực tuyến loại bỏ những bất cập của hóa đơn giấy và giúp hiện đại hóa công tác quản lý thuế. Thanh toán trực tuyến mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và cơ quan thuế. Các công ty không còn mất thời gian đăng ký mẫu hóa đơn, đặt in, quản lý và báo cáo tình hình sử dụng… Khi công nghệ thông tin được áp dụng để quản lý thuế, các doanh ty chỉ cần nộp và kê khai thuế qua mạng. Đồng thời, việc sử dụng hóa đơn trực tuyến để tra cứu, kiểm soát, kiểm tra các khoản nộp thuế sẽ thuận tiện hơn.

Năm 2017, Cục Thuế Hà Nội sẽ dẫn đầu về xã hội hóa sử dụng hóa đơn điện tử, tiếp theo là các địa phương trên cả nước. Doanh nghiệp có thể đăng ký mẫu hóa đơn thông qua phần mềm hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan thuế. Do đó, doanh nghiệp không phải in hóa đơn, lưu trữ hay báo cáo. Khi tất cả dữ liệu thuế được lưu trên hệ thống máy tính của họ.