Trang chủXã hội ngày càng phát triển, ngày càng có nhiều tòa nhà mọc lên nhằm phục vụ, đáp ứng những nhu cầu khác nhau của con người. Để các tòa nhà chung cư, văn phòng được vận hành một cách chuyên nghiệp thì sự có mặt của Ban quản lý tòa nhà là vô cùng cần thiết. Vậy Ban quản lý tòa nhà là gì? Bộ phận này có chức năng, nhiệm vụ gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.
Ban quản lý tòa nhà là gì?
Có rất nhiều người thường nhầm lẫn Ban quản trị với Ban quản lý tòa nhà nhưng đây là hai phòng ban hoạt động hoàn toàn khác biệt nhau. Nếu như Ban quản trị tòa nhà hoạt động đại diện cho chủ sở hữu để đảm nhiệm các công việc liên quan đến quản lý, vận hành tòa nhà theo các quy định của pháp luật thì Ban quản lý tòa nhà là một bộ phận điều hành và quản lý trực tiếp mọi hoạt động của tòa nhà.
Nhiệm vụ của Ban quản lý tòa nhà
Tối ưu quản lý tài chính
Đây là một trong những nhiệm vụ vô cùng quan trọng của Ban quản lý tòa nhà. Hiện nay, khi sử dụng tòa nhà, những khách hàng và cư dân phải đóng rất nhiều những loại chi phí khác nhau. Vì số lượng dân cư trong tòa nhà nhiều nên tổng chi phí khi tổng kết lại cũng rất lớn. Ban quản lý tòa nhà sẽ có trách nhiệm nhận bàn giao và ghi chép, sử dụng một cách minh bạch những khoản chi phí này. Ban quản lý cần phải tối ưu hóa vấn đề quản lý tài chính để tòa nhà được vận hành một cách hiệu quả, nghiêm ngặt, đảm bảo được lợi ích của cả cư dân lẫn Ban quản lý tòa nhà. Ngoài ra, đơn vị này cần phải lưu trữ những giấy tờ liên quan đến thu chi để có thể báo cáo với Ban quản trị hay công ty quản lý lúc cần thiết.
Quản lý hành chính
Một trong những chức năng, nhiệm vụ không thể thiếu của Ban quản lý tòa nhà đó chính là quản lý hành chính. Ban quản lý có nhiệm vụ quản lý tất cả hồ sơ nhân viên, những quy trình, biểu mẫu và những thông tin, hồ sơ hành chính khác. Ngoài ra, Ban quản lý còn phải giao việc, theo dõi công việc cho từng cá nhân, bộ phận khác trong tòa nhà và tự động lên lịch và nhắc nhở thời gian thực hiện công việc, qua đó còn nâng cao hiệu suất làm việc đối với đội ngũ nhân sự.
Quản lý dịch vụ và khách hàng
Một trong những nhiệm vụ được coi là quan trọng nhất của Ban quản lý tòa nhà đó là quản lý khách hàng. Ban quản lý có trách nhiệm quản lý đầy đủ những loại biểu phí, danh sách khách hàng, quản lý ngân sách tòa nhà và tất cả những nguồn thu chi một cách chi tiết để có thể dễ dàng truy xét các báo cáo thống kê, số quỹ khi cần thiết. Ngoài ra, Ban quản lý còn có nhiệm vụ tính toán và phát hành thông báo phí căn hộ đến tất cả khách hàng.
Quản lý kỹ thuật
Khi tòa nhà đi vào hoạt động cần sử dụng rất nhiều những hệ thống kỹ thuật như hệ thống điện nước, hệ thống điều hòa, hệ thống thang máy,… Để tòa nhà có thể vận hành một cách trơn tru, Ban quản lý cần phải bảo trì các hệ thống kỹ thuật theo đúng định kỳ. Đội ngũ Ban quản lý cần kiểm tra hệ thống kỹ thuật với tần suất đều đặn, thường xuyên để phát hiện được những dấu hiệu hư hỏng hoặc hao mòn, đưa ra phương pháp sửa chữa, bảo trì kịp thời.
Quản lý hệ thống
Ban quản lý tòa nhà có trách nhiệm giám sát công tác vận hành của tất cả các bộ phận theo đúng những quy định, tiêu chuẩn của tòa nhà.Chủ động phân chia nhóm tài khoản, nhóm người dùng và phân quyền sử dụng. Quản lý thông số hệ thống, tài khoản – Database, thông tin tòa nhà. Việc này sẽ giúp Ban quản lý có thể đánh giá thực trạng của từng thiết bị và cả hệ thống, tìm cách khắc phục những sự cố đã có từ trước, đồng thời đưa ra kế hoạch vận hành cụ thể cho toàn bộ hệ thống kỹ thuật tòa nhà, đảm bảo tối đa sự an toàn.
Ứng dụng phần mềm quản lý tòa nhà PMSS vào quá trình làm việc
Nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp trong các khâu quản lý thì Ban quản lý tòa nhà rất cần đến một giải pháp công nghệ phần mềm quản lý toàn nhà PMSS để ứng dụng vào quá trình làm việc. Giải pháp công nghệ quản lý bất động sản PMSS của Salink Việt Nam là phần mềm tích hợp đa nền tảng, giao diện thân thiện, dễ thao tác. Phần mềm PMSS được phát triển phù hợp cho rất nhiều mô hình bất động sản như chung cư, văn phòng, khu phức hợp hay những loại hình căn hộ dịch vụ và khu đô thị. Phần mềm là một giải pháp giúp số hóa toàn bộ quy trình quản lý tòa nhà nhằm mục đích đơn giản và chuyên nghiệp hóa công việc của Ban quản lý, tiết kiệm tối đa chi phí và nâng cao hiệu quả làm việc. Trong PMSS có đầy đủ những chức năng như: quản lý tài chính, quản lý hệ thống, quản lý hành chính, quản lý kỹ thuật, quản lý dịch vụ & khách hàng và ứng dụng Salink Pro. Áp dụng phần mềm vào quá trình làm việc sẽ giảm thiểu tối đa được những công việc cho Ban quản lý, hạn chế sự phụ thuộc quá nhiều vào nhân sự.
Tổng kết
Trên đây là tất cả thông tin giúp giải đáp thắc mắc “Ban quản lý tòa nhà là gì?”, những nhiệm vụ của Ban quản lý tòa nhà và giải pháp giúp nâng cao hiệu quả làm việc. Để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm PMSS hoặc các phần mềm quản lý liên quan đến bất động sản, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi:
Công ty TNHH Công Nghệ Salink Việt Nam
- Địa chỉ: 173A Nguyễn Văn Trỗi, P.11, Q.Phú Nhuận, TP.Hồ Chí Minh
- Hotline: 0901 445 818 – (028) 3622 2838
Email: info@salink.vn