Văn phòng không giấy là gì?

Văn phòng không giấy là một trong những chủ đề nhận được rất nhiều sự quan tâm của mọi người. Trong những năm gần đây, văn phòng không giấy ngày càng trở nên phổ biến, dần thay thế cho những văn phòng truyền thống như trước kia, là bước khởi đầu trong hành trình số hóa của các doanh nghiệp. Vậy văn phòng không giấy là gì? Lợi ích của loại hình văn phòng này đối với doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

Văn phòng không giấy là gì?

Văn phòng không giấy (Tiếng Anh là Paperless office) là một môi trường làm việc hạn chế sử dụng giấy tờ. Thay vào đó, loại hình văn phòng này sẽ sử dụng chủ yếu là những loại tài liệu kỹ thuật số. Quá trình chuyển đổi tệp giấy thành tệp điện tử như thế này được gọi là số hóa.

Lợi ích của văn phòng không giấy đối với doanh nghiệp

Tiết kiệm thời gian

Nếu như với mô hình văn phòng truyền thống, nhân sự của doanh nghiệp sẽ tốn nhiều thời gian để sắp xếp hay tìm kiếm những văn bản, giấy tờ liên quan mỗi khi cần dùng đến thì khi ứng dụng mô hình văn phòng không giấy, nhân sự có thể nhanh chóng truy cập vào file, phần mềm hay những ứng dụng trên máy tính có kết nối với Internet để tìm kiếm tài liệu. Việc này giúp tối ưu hóa thời gian làm việc cho nhân sự của doanh nghiệp, từ đó giúp gia tăng hiệu suất công việc. 

Tiết kiệm không gian làm việc

So với mô hình văn phòng truyền thống khi văn phòng không giấy sẽ tiết kiệm được không gian làm việc hơn cho mỗi doanh nghiệp. Trước đây, văn phòng phải chứa rất nhiều những hồ sơ, giấy tờ, tài liệu liên quan đến công việc khiến cho văn phòng trở nên chật chội. Ngoài ra,  giấy tờ chồng chất lên nhau, thường tích tụ nhanh hơn mức có thể được sắp xếp và tổ chức. Điều này đặc biệt đúng đối với các ngành có thời gian lưu giữ bắt buộc dài đối với các thủ tục giấy tờ như ngành tài chính.

Khi ứng dụng văn phòng không giấy, doanh nghiệp sẽ lưu trữ một cách số hóa tất cả các loại tài liệu trên máy một cách dễ dàng. Tính bảo mật thông tin của tài liệu còn tốt hơn rất nhiều so với việc sử dụng nhiều tài liệu, giấy tờ như truyền thống.

Tiết kiệm chi phí

Một trong những lợi ích tuyệt vời mà văn phòng không giấy mang đến cho doanh nghiệp chính là tiết kiệm chi phí. Khi áp dụng mô hình này, doanh nghiệp sẽ tối ưu hóa được rất nhiều loại chi phí khác nhau, có thể kể đến như:

• Chi phí hành chính: Việc chuyển đổi sang mô hình văn phòng không giấy tờ giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa chi phí cho giấy tờ, máy in, mực in và bưu phí. Ngoài ra còn giúp doanh nghiệp có thể bắt kịp được xu hướng của thời đại mới, có tác phong và quy trình làm việc vô cùng hiện đại, là bước đệm cho quá trình phát triển bền vững và lâu dài 
• Chi phí văn phòng: Việc lượt bớt và thay thế những giấy tờ và số hóa những giấy tờ này giúp doanh nghiệp tiết kiệm không gian làm việc. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được những khoản chi phí cho nội thất, công cụ để chứa tài liệu hay chi phí diện tích mở rộng để thuê văn phòng,...
• Chi phí do lãng phí nhân lực: Khi sử dụng mô hình văn phòng truyền thống, doanh nghiệp sẽ cần phải thuê ít nhất một vị trí nhân sự liên quan đến quản lý giấy tờ, văn bản. Tuy nhiên, khi chuyển đổi sang mô hình văn phòng không giấy, mọi giấy tờ, quy trình làm việc đều được số hóa giúp doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nhân sự và tối ưu được chi phí thuê nhân sự. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể tập trung nhân lực cho những khâu quan trọng hơn.

Thông tin được chuyển giao nhanh chóng, dễ dàng

Áp dụng mô hình văn phòng không giấy, tất cả những giấy tờ, tài liệu đều được số hóa giúp quá trình chuyển giao thông tin giữa các nhân sự trong doanh nghiệp được dễ dàng hơn rất nhiều. Nhân sự có thể trao đổi thuận tiện ngay dưới mỗi thông báo, công văn, tài liệu giúp xử lý vấn đề một cách vô cùng nhanh chóng và minh bạch.

Phần mềm văn phòng điện tử S - Office

Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ vào trong quá trình quản lý vận hành văn phòng là vô cùng cần thiết đối với các doanh nghiệp, giúp quản lý công việc một cách hiệu quả. Phần mềm văn phòng điện tử S-Office của Salink Việt Nam là phần mềm tích hợp đa nền tảng, giao diện thân thiện, dễ thao tác. Phần mềm hướng đến các giải pháp văn phòng điện tử góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp cho các doanh nghiệp. Trong S-Office sẽ chứa đựng toàn bộ các yếu tố cần thiết như: quản lý công việc, quản lý thông tin, quản lý đề xuất, quản lý thư viện, quản lý ngân sách, quản lý danh sách nhà thầu, tiện ích (đăng ký phòng họp, lịch công tác, lịch họp…). 

Cụ thể, phần mềm sẽ giúp lưu trữ những hợp đồng, hồ sơ, tài liệu nhân sự, hỗ trợ việc theo dõi, trích xuất, trích lục trở nên dễ dàng. Ngoài ra, S-Office còn giúp giao việc, theo dõi công việc cho từng cá nhân, từng bộ phận, tự động lên lịch và nhắc nhở thời gian thực hiện công việc. Ngoài ra, việc có được số liệu khách quan theo thời gian thực về các điểm chưa hiệu quả sẽ giúp người quản lý tìm ra các giải pháp khắc phục cũng như tạo ra các điều chỉnh hợp lý. Các số liệu đó cũng giúp chính nhân viên nhìn nhận vấn đề trực quan và nỗ lực làm việc tốt hơn.

Tổng kết

Trên đây là những thông tin giúp mọi người hiểu rõ hơn về khái niệm văn phòng không giấy và những lợi ích của văn phòng không giấy đối với doanh nghiệp. Để biết thêm thông tin chi tiết về S-Office hoặc các phần mềm quản lý liên quan đến bất động sản, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi:

Công ty TNHH Công Nghệ Salink Việt Nam

• Địa chỉ: 173A Nguyễn Văn Trỗi, P.11, Q.Phú Nhuận, TP.Hồ Chí Minh
• Hotline: 0901 445 818 - (028) 3622 2838
• Email: info@salink.vn