Quản trị rủi ro trong quản lý tòa nhà

Quản trị một tòa nhà chưa bao giờ là dễ dàng. Vô số công việc cần phải giải quyết hằng ngày từ quản lý cư dân trong tòa nhà, giải quyết mối quan hệ với khách hàng, nhà đầu tư. Cũng như việc quản lý sổ sách, thu chi,... Và điều quan trọng là phải đề phòng những rủi ro để bảo đảm an toàn cho người dân sinh sống tại đây và cho cả tòa nhà. Và đó là điều cần thiết phải quản trị rủi ro trong tòa nhà. Vậy thì làm điều đó như thế nào, cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây.

Vì sao cần phải quản trị rủi ro

• Phát hiện và loại bỏ sớm các rủi ro nguy hiểm cho cư dân, khách hàng, hệ thống kỹ thuật tòa nhà và tài sản chung (rủi ro cháy nổ, hao phí điện năng, bất trắc khi sử dụng thang máy,...). 
• Phát hiện và giảm thiểu sớm để loại bỏ nguy cơ hư hỏng tài sản và thiết bị chung của tòa nhà. 
• Phát hiện và quản lý sớm các rủi ro ảnh hưởng đến cuộc sống hàng ngày và sinh hoạt chung của cư dân và khách hàng trong tòa nhà.
• Nhận thức và chủ động phòng tránh, giảm thiểu các tác nhân có hại đến môi trường như mưa lớn, bão,...

Những rủi ro có thể phát sinh trong quá trình quản lý tòa nhà

Quản lý tòa nhà là một công việc cần có sự sự liên kết và thống nhất chặt chẽ. Một trong số các hoạt động không đảm bảo đúng yêu cầu sẽ dẫn đến phát sinh một số rủi ro không mong muốn, nó có thể ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến doanh nghiệp và uy tín tòa nhà. Do đó cần phải theo dõi và giám sát để phát hiện và có giải pháp kịp thời. Một số rủi ro thường gặp trong việc quản lý tòa nhà có thể kể đến như:

Rủi ro từ hệ thống phần cứng

Một tòa nhà sẽ được trang bị rất nhiều thiết bị, cũng như hệ thống ví dụ như: hệ thống camera, hệ thống chữa cháy, hệ thống phát điện, đèn, thang máy, điều hòa, mạng,... Một khi phần cứng của các thiết bị này có lỗi, sẽ làm ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của một khu vực, thậm chí là cả tòa nhà. Đối với các thiết bị điều khiển, việc hư hỏng phần cứng ảnh hưởng đến hoạt động truyền và nhận tín hiệu, lâu dài sẽ để lại ảnh hưởng không nhỏ cho tòa nhà.

Rủi ro trong việc quản lý và chăm sóc khách hàng

Việc quản lý thông tin của khách hàng trong tòa nhà cũng tiềm ẩn rất nhiều rủi ro. Việc sai số sẽ làm ảnh hưởng đến uy tín của tòa nhà, khó quản lý hơn và cũng ảnh hưởng đến trải nghiệm và quyền lợi của khách hàng. Một số rủi ro thường gặp như dữ liệu của khách hàng bị phân tán và khó kiểm soát, quản lý, khó khăn trong việc nhận biết và tiếp cận với khách hàng tiềm năng, bỏ lỡ, thất lạc đi những thông tin quan trọng của khách hàng, mất thời gian để làm báo cáo thủ công, khó khăn trong việc theo dõi cũng như đánh giá hoạt động, làm việc của nhân viên.

Để quản trị rủi ro trong quản lý tòa nhà một cách tốt nhất thì cần phải làm gì?

Tối ưu hóa công tác quản lý tòa nhà là điều quan trọng đối với ban quản lý tòa nhà và chủ đầu tư. Nhằm ngăn ngừa những rủi ro có thể xảy ra trong tòa nhà đồng thời có giải pháp quản lý rủi ro phù hợp. Quá trình quản lý tòa nhà cần được quản lý và giám sát chặt chẽ. Điều này đảm bảo công việc hành chính được thực hiện theo một quy trình khoa học và chặt chẽ, hạn chế tối đa mọi rủi ro, sự cố xảy ra trong  tòa nhà. 

 Trong quản lý tòa nhà, chủ đầu tư có thể ứng dụng phần mềm quản lý tòa nhà PMSS để nâng cao khả năng quản lý của nhân viên, đưa ra giải pháp quản lý tối ưu cho tòa nhà và thu được nhiều lợi ích đáng kể. 

 + Nâng cao năng lực của đội ngũ quản lý tòa nhà, chuyên môn hóa đội ngũ quản lý và hỗ trợ thu thập mọi thông tin, sự cố, dịch vụ, khiếu nại.... một cách nhanh chóng và có chủ đích, mọi khía cạnh, mọi quy trình, và loại bỏ rủi ro của tòa nhà.

+ Hệ thống có kế hoạch nhắc nhở dịch vụ bảo trì và kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng cụ thể cho phép người quản lý tòa nhà dễ dàng đánh giá rủi ro tiềm ẩn của tòa nhà, đảm bảo quản lý phù hợp linh hoạt và thực tế với tính đặc thù của từng đối tượng công trình. 

 + Phần mềm hỗ trợ ban xây dựng các phương án phòng ngừa và ứng phó với rủi ro. Hệ thống báo cáo cung cấp số liệu thống kê chính xác, đầy đủ và nhanh chóng sau khi bảo trì thường xuyên, hợp lý để người quản lý phòng ngừa và ứng phó với rủi ro, vận hành tòa nhà ổn định và hiệu quả nhất có thể, đồng thời giúp bạn lập kế hoạch khoa học. 

Trong đó, quản lý rủi ro tòa nhà là một quy trình liên tục và lặp đi lặp lại, phải được thực hiện liên tục trong quá trình vận hành tòa nhà. Do đó, với sự hỗ trợ của phần mềm sẽ giúp ban lãnh đạo và nhà đầu tư rà soát thường xuyên, khoa học, đánh giá kịp thời và hiệu quả mọi rủi ro hàng tuần, hàng tháng.

Ngoài ra, ứng dụng phần mềm quản lý tòa nhà PMSS giúp các nhà quản lý tòa nhà và chủ đầu tư xây dựng hệ thống quản lý rủi ro phù hợp. Điều này giúp tòa nhà tránh được những mất mát, hư hỏng không mong muốn, tạo hình ảnh tòa nhà chuyên nghiệp, thân thiện, tăng sức cạnh tranh trên thị trường,... 

Hoạt động quản lý rủi ro và quản lý rủi ro tòa nhà cần có sự hỗ trợ tối ưu từ phần mềm quản lý tòa nhà PMSS để giúp các nhà quản lý và chủ đầu tư tòa nhà đánh giá rủi ro và xây dựng phương án quản lý tòa nhà khoa học nhất có thể nói.