Giải pháp văn phòng thông minh

Văn phòng thông minh là gì và nó mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có tiềm lực như thế nào thì nên xây dựng cho mình văn phòng thông minh? Cùng Salink Việt Nam tìm hiểu về giải pháp văn phòng thông minh hiện nay. Và giải pháp nào là tốt nhất, tối ưu nhất, nên áp dụng cho doanh nghiệp.

Văn phòng thông minh là gì? Tiêu chuẩn nào để đánh giá văn phòng thông minh.

Văn phòng thông minh là văn phòng được trang bị kỹ thuật số, ưu tiên sử dụng công nghệ trong môi trường làm việc và dễ dàng thích ứng với quy trình làm việc một cách thông minh. Văn phòng Thông minh được thiết kế đẹp mắt, hiện đại và được trang bị máy móc thiết bị mới nhất, tiên tiến nhất. 

Ngày nay, văn phòng thông minh đang trở thành giải pháp tốt nhất cho mọi doanh nghiệp vì giúp nâng cao hiệu quả công việc và giảm chi phí vận hành. 

Các tiêu chuẩn cho SmartOffice là: 

• Thiết bị kỹ thuật hiện đại. 
• Hệ thống an ninh, bảo mật cao. 
• Tính linh hoạt trong tất cả các phòng. 
• Cấu trúc và cách bố trí  văn phòng.

Hiện trạng các văn phòng ở Việt Nam.

Ngày nay, hầu hết các văn phòng đều chọn khu vực trung tâm của các tòa nhà chọc trời để nâng cao vị trí và hình ảnh của công ty. Tuy nhiên, giá thuê văn phòng ở những khu vực này rất cao và bạn sẽ đầu tư thêm vào các hạng mục:

• Trang thiết bị: bàn ghế, điều hòa, thiết bị văn phòng. 
• Đầu tư phòng giám đốc, phòng họp, phòng khách. 
• Chi phí để thuê mặt bằng. 
• Chi phí cho người đại diện doanh nghiệp. 
• Dịch vụ lễ tân. 

Do đó, các công ty phải bỏ ra một số tiền rất lớn để đảm bảo tất cả các dịch vụ trên. Tuy nhiên, không phải lúc nào việc đầu tư này cũng mang lại hiệu quả như việc thiết kế một văn phòng thông minh. Văn phòng thông minh giúp doanh nghiệp giải quyết tất cả các vấn đề trên.

Một số giải pháp văn phòng thông minh hiện nay.

Đây là giải pháp mà doanh nghiệp nên áp dụng để xây dựng văn phòng thông minh.

1. Văn phòng ảo 

Văn phòng ảo là văn phòng chỉ cần một nơi để một người có thể đăng ký giao dịch, tức là nơi họ có thể tương tác với khách hàng mà không cần đến không gian thực tế. Mọi nhân viên văn phòng ảo đều có thể làm việc từ mọi nơi bằng các thiết bị công nghệ thông minh như máy tính, điện thoại. 

Văn phòng ảo giúp các doanh nghiệp mới và nhỏ tiết kiệm đáng kể chi phí hoạt động trong khi vẫn duy trì hình ảnh chuyên nghiệp nhất của mình. 

 2. Văn phòng riêng 

 Văn phòng riêng. Hay còn gọi là dịch vụ văn phòng chia sẻ. Có một nơi làm việc khác trong văn phòng chung. Điều này giúp bạn dễ dàng sử dụng tất cả các phòng của mình, bao gồm cả phòng khách, phòng họp và các thiết bị văn phòng hiện đại mà không mất phí. \

3. Chỗ ngồi làm việc 

 Đây là một dạng chia sẻ không gian của một văn phòng chung nhưng vẫn có thể bảo vệ được quyền riêng tư và không gian làm việc cá nhân cho nhân viên. Bạn sẽ có cơ hội tận hưởng trọn vẹn không gian và tiện nghi của văn phòng, kết bạn, giao lưu chia sẻ kinh nghiệm kinh doanh với các công ty khác.  

4. Cho thuê phòng hội thảo 

 Bạn có thể lựa chọn dịch vụ cho thuê phòng họp với những trang thiết bị tiện nghi nhất như: 

•  Máy chiếu với độ phân giải cao và hình ảnh rõ nét. 
•  Internet tốc độ cao. 
•  WiFi và hệ thống gọi điện. 
•  Nước uống, trà, cà phê khi cần. 
•  Bảng đen, bút, giấy họp. 
•  Không gian rộng rãi phù hợp với mọi nhu cầu của khách hàng.  
• Sử dụng các thiết bị văn phòng mới nhất như máy in, máy fax và máy photocopy. 

5. Phòng họp trực tuyến 

Nhu cầu sử dụng phòng hội thảo trực tuyến ngày càng nhiều nhưng chi phí đầu tư cho phòng hội thảo trực tuyến rất cao. Do đó, các doanh nghiệp nhỏ có thể tin tưởng vào dịch vụ cho thuê phòng họp trực tuyến khi có nhu cầu để tối ưu hóa chi phí kinh doanh của mình.

Giải pháp ứng dụng công nghệ tối ưu

Ngoài những cách biến văn phòng mình trở nên thông minh với những trang thiết bị hiện đại. Tại sao bạn không thử ứng dụng những tiến bộ khoa học vào việc quản lý, vận hành văn phòng. Phần mềm văn phòng điện tử S-Office là một gợi ý cho bạn, phần mềm này chứa đựng tất cả những công việc cần thiết cho doanh nghiệp: quản lý thông tin, quản lý công việc, quản lý nhà thầu, ngân sách, quản lý các tiện ích như lên lịch họp, lịch công tác, đăng ký phòng họp,...). Ứng dụng phần mềm này vào doanh nghiệp, ngay lập tức sẽ biến văn phòng của bạn thành văn phòng thông minh mà không cần phải tốn kém quá nhiều. Chính bởi những lợi ích nó mang lại là quá to lớn: S-office giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc. Dễ dàng chia sẻ và cập nhật thông tin giữa các văn phòng, các bộ phận trong công ty. Bắt kịp được xu hướng của công nghệ hiện đại. Và rút ngắn thời gian hoàn thành công việc. Ngoài ra, PMSS sẽ là phần mềm phù hợp cho những doanh nghiệp đang chuyển đổi từ văn phòng truyền thống sang văn phòng thông minh

Văn phòng thông minh sẽ giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc. Tuy nhiên việc đầu tư vào văn phòng thông minh cũng rất tốn kém. Do đó tùy thuộc vào điều kiện của doanh nghiệp mà lựa chọn cho mình giải pháp hợp lý. Và để nhanh nhất trong quá trình xây dựng văn phòng thông minh thì bạn nên áp dụng những tiến bộ kỹ thuật vào doanh nghiệp. Và tiêu biểu là phần mềm văn phòng điện tử S-Office của Salink Việt Nam. Để được giải đáp những thắc mắc cũng như được hỗ trợ, cung cấp thêm thông tin về phần mềm bạn có thể truy cập vào website: https://salinkvietnam.com/tin-tuc/phan-mem-van-phong-dien-tu-s-office.

Hy vọng những thông tin trên có thể giúp ích cho doanh nghiệp của bạn.